AUDIT SIKLUS AKUISISI DAN PEMBAYARAN : PENGUJIAN PENGENDALIAN, PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI DAN HUTANG DAGANG

AKUN DAN KELOMPOK TRANSAKSI DI DALAM SIKLUS PEROLEHAN DAN PEMBAYARAN

Tujuan keseluruhan di dalam audit siklus perolehan dan pembayaran yaitu untuk mengevaluasi apakah akun yang dipengaruhi oleh perolehan barang dan jasa dan apakah pengeluaran kas untuk perolehan tersebut secara wajar disajikan sesuai dengan prinsip akuntansi  yang diterima umum. Gambar 18-1 menggambarkan cara arus informasi akuntansi melalui macam-macam akun di dalam siklus perolehan dan pembayaran. Gambar tersebut menunjukkan bahwa ada tiga kelompok transaksi yang termasuk ke dalam siklus itu.

a.       Perolehan barang dan jasa

b.      Pengeluaran kas

c.       Retur dan cadangan pembelian serta potongan pembelian

FUNGSI-FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS ITU BESERTA DOKUMEN DAN CATATAN TERKAIT

Siklus perolehan dan pembayaran melibatkan setiap keputusan dan proses yang diperlukan untuk memperoleh barang dan jasa guna menjalankan operasi perusahaan. Siklus tersebut biasanya dimulai dengan pengajuan permintaan pembelian oleh seorang pegawai berwenang yang membutuhkan barang atau jasa dan berakhir dengan pembayaran atas setiap manfaat yang diterima.

Permintaan barang atau jasa oleh pegawai kliean adalah titik awal dari siklus. Formulir permintaan dan persetujuan yang diwajibkan tergantung pada sifat barang dan jasa serta kebijakan perusahaan.

                                    Menyebutkan empat fungsi bisnis yang terjadi dalam setiap bisnis ketika mencatat tiga kelas transaksi pada silus akuisis dan pembayaran. 

           Empat fungsi bisnis yang terjadi pada siklus akuisisi dan pembayaran .

Kelas Transaksi	Akun	Fungsi bisnis	Dokumen dan catatan
Akuisisi	Persediaan Properti , pabrik Beban dibayar dimuka Perbaikan leashold Utang usaha Beban Manufaktur Beban penjualan Beban administratif	Memproses pesanan pembelian	Permintaan pembelian Pesanan pembelian
		Menerima barang dan jasa	Laporan Penerimaan
		Mengakui Kewajiban	Faktur Vendor Memo debet Voucher File transaksi akuisisi Jurnal akuisisi
Pengeluaran kas	Kas di Bank Utang usaha Diskon pembelian	Memproses dan mencatat  pengeluaran kas	Cek File pengeluaran kas Jurnal pengeluaran kas

Permintaan Pembelian adalah permintaan akan barang dan jasa oleh pegawai yang berwenang. Bentuknya dapat berupa permintaan perolehan untuk bahan-bahan oleh mandor atau pengawas gudang, reparasi di luar oleh pegawai kantor atau pabrik, asuransi oleh direktur perusahaan pada titik pemesanan ulang prespecified (yang telah di program sebelumnya) yang digunakan oleh computer untuk memulai permintaan pembelian secara otomatis.

Pesana Pembelian adalah dokumen yang mengidentifikasikan deskripsi, jumlah, dan informasi terkait untuk barang dan jasa yang akan dibeli prusahaan. Dokumen ini seringkali digunakan untuk menunjukkan otorisasi guna mendapatkan barang dan jasa. Perusahaan-perusahaan seringkali menyerahkan pesanan pembelian elektronik ke pemasok yang mengatur pertukaran data secara elektronik (EDI).

Laporan barang adalah dokumen yang dibuat pada saat barang berwujud dierima yang menunjukkan deskripsi tentang barang, jumlah yang diterima, tanggal penerimaan, dan data lain yang relevan.

Berkas Transaksi Pembelian. Berkas yang dihasilkan melalui computer yang meliputi semua transaksi perolehan yang diproses oleh sisteim akuntasi untuk suatu periode, seperti satu hari, satu minggu, satu minggu, atau satu bulan. Informasi didalam berkas transaksi perolehan digunakan untuk bermacam-macam catatan, daftar, atau laporan, tergantung pada kebutuhan perusahaan. Contoh-contohnya meliputi jurnal perolehan, berkas induk hutang usaha/dagang, dan transaksi untuk tersebut.

Jurnal atau Daftar Perolehan Laporan yang dihasilkan dari berkas transaksi perolehan yang biasanya mencakup nama pemasok, tanggal, jumlah, dan kelompok akun untuk setiap transaksi seperti perbaikan dan pemeliharaan, persediaan, utilitas. Laporan tersebut juga mengidentifikasi apakah perolehan tersebut dilakukan secara tunai atau secara kredit.

Faktur Pemasok adalah dokumen yang menunjukkan hal-hal seperti deskripsi serta jumlah barang dan jasa yang diterima, harga (termasuk ongkos angkut), syarat potongan tunai, dan tanggal penerimaan kas. Faktur merupakan dokumen yang penting karena menyebutkan jumlah uang yang menjadi hak pemasok atas perolehan tertentu.

Memo Debet adalah dokumen yang menunjukan pengurangan jumlah yang menjadi hak pemasok karena pengembalian barang atau pengurangan harga. Seringkali, memo debet mempunyai bentuk umum yang sama seperti faktu pemasok, tetapi memo itu mendukung pengurangan hutang usaha bukan penambahan.

Voucher. Dokumen ini biasanya digunakan oleh organisasi sebagai sarana formal pencatatan dan pengendalian perolehan. Voucher meliputi map atau folder yang diisi dokumen atau paket dokumen yang relevan seperti pesanan pembelian, tembusan slip pengepakan, laporan penerimaan barang, dan faktur pemasok.

Berkas Induk Hutang Usaha/Dagang. Berkas induk hutang usaha/dagang adalah berkas untuk mencatat masing-masing perolehan, pengeluaran kas, serta retur dan pengurangan harga perolehan untuk masing-masing, pemasok. Berkas induk dimutakhirkan dari berkas transaksi computer perolehan, retur dan pengurangan harga perolehan, dan pengeluaran kas.

Neraca Saldo Hutang Dagang. Neraca saldo hutang usaha berisi daftar jumlah hutang ke pemasok atau untuk setiap faktur atau voucher pada satu titik waktu tertentu.

Laporan Pemasok. Laporan pemasok disusun setiap bulan oleh pemasok yang menunjukan saldo awal, perolehan, retur dan pengurangan harga, pembayaran ke pemasok, dan saldo akhir. Saldo dan aktifitas tersebut merupakan pernyataan pemasok atas transaksi untuk periode tersebut dan bukan pernyataan klien. Kecuali untuk jumlah dan perbedaan waktu yang diperselisihkan, berkas induk hutang usaha klien seharusnya sama dengan laporan pemasok.

Cek. Dokumen yang digunakan untuk membayar setiap perolehan saat pembayaran jatuh tempo. Setelah cek ditanda tangani oleh orang berwenang, maka cek itu seudah merupakan aktiva. Oleh karena itu, cek yang sudah ditanda tangani atau orang yang diberi tanggungjawab atas tugas tersebut.

Berkas Transaksi Pengeluaran Kas. Berkas yang dihasilkan computer yang meliputi semua transaksi pengeluaran kas yang diproses oleh sistem akuntasi untuk periode tertentu seperti sehari, seminggu, atau sebulan. Berkas tersebut juga meliputi jenis informasi sama yang dibahas pada berkas transaksi perolehan.

Jurnal atau Daftar Pengeluaaran kas. Laporan yang dihasilkan dari berkas transaksi pengeluaran kas yang meliputi semua transaksi untuk periode waktu tertentu. Transaksi sama, yang meliputi semua informasi yang relevan, tercakup didalam berkas induk hutng usaha/dagang dan buku bersar.

PENGARUH E-COMMERCE DALAM SIKLUS AKUISISI DAN PEMBAYARAN

Perusahaan-perusahaan menggunakan opsi Internet dan e-commerce lain untuk mempersingkat proses yang mengelilingi perolehan barang dan jasa, sehingga membantu perkembangan revolusi di dalam proses yang menyangkut manajemen saluran pamasokan (supply-chain management)

Informasi tentang deskripsi produk, penentuan harga, jadwal pengiriman , dan syarat lain siap sedia di Internet melalui situs Web pemasok dan database lain yang mudah diakses. Agen-agen pembelian mengakses informasi mengenai produk-produk yang diperlukan dari suatu penyedia layanan kelompok, sehingga dapat memotong proses pembelian tradisional yang berbasis kertas.

Beberapa perusahaan menggunakan extranets, yang merupakan jaringan perseorangan yang dibangun atas dasar tehnologi Internet, yang memudahkan pemasok dan pelanggan bisnis berkomunkasi dan melakukan bisnis secara langsung didalam lingkungan yang aman. Perusahaan-perusahaan lainnya memakai lelang bisnis-ke-bisnis yang diselenggarakan melalui internet untuk melakukan negosiasi pembelian perlengkapan dan jasa yang dibutuhkan dalam leleng terbuka. Lelang berbasis Internet ini sering membawa sekelompok pemasok dan pelanggan besar bernegosiasi melalui portal lelang untuk pembelian barang dan jasa.

Ada macam-macam gaya lelang, dengan beberapa di antaranya diselenggarakan oleh spesialis pihak ketiga yang independen sedangkan lainnya diselenggarakan sendiri oleh pemasok perusahaan.

METODOLOGI DESAIN PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI

Didalam audit yang umum, akun yang paling banyak menyita waktu unuk diverifikasi dengan pengujian terinci atas saldo adalah akun piutang usaha, persediaan, aktiva tetap, hutang usaha, dan beban. Dari kelima akun tersebut, ada empat yang berhubungan langsung dengan siklus perolehan dan pembayaran. Jumlah penghemetan waktu dapat begitu besar kalau auditor dapat mengurangi pengujian terinci atas saldo tiap-tiap akun dengan menggunakan pengujian atas transaksi untuk memberifikasi efektifitas struktur pengendalian intern perolehan.

Pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi untuk siklus perolehan dan pembayaran dibagi menjadi dua bidang yang luas: pengjujian atas perolehan dan pengujian atas pembayaran. Pengujian atas pembayaran berkaitan dengan fungsi keempat, yaitu pemrosesan dan pembukuan pengeluaran kas.

Otorisasi Pembelian atau Perolehan. Otorisasi yang memadai atas perolehan merupakan bagian utama dari fungsi ini sebab otorisasi akan menjamin bahwa setiap barang dan jasa yang dibeli memang sesuai dengan kepentingan perusahaan dan mencegah pembelian barang yang berlebihan sehingga tidak diperlukan. Misalkan, pembelian aktiva tetap yang melebihi batas jumlah harga yan gtelah ditetapkan mungkin memerlukan persetujuan dewan direksi dan komisaris; pembelian yang relative jarang terjadi, seperti polis asuransi dan kontrak jasa jangka panjang, disetujui oleh pejabat tertentu; perlengkapan dan jasa-jasa yang harga perolehannya dibawah jumlah yang sudah ditetapkan, disetujui oleh mandor dan kepala bagian; dan beberapa jenis bahan baku dan perlengkapan langsung dipesan secara otomatis bila jumlahnya menurun sampai tingkat tertentu yang sudah ditetapkan sebelumnya.

Pemisahan Wewenang dan Tanggungjawab Penjagaan Aktiva dari Fungsi lain. Kebanyakan perusahaan mempunyai bagian atau departemen penerimaan barang yang bertugas membuat laporan penerimaan sebagai bahan bukti bahwa barang sudah diterima dan diperiksa.

Pembukuan Tepat Waktu dan Penelaahan Transaksi secara Independen. Dalam beberapa perusahaan, pembukuan kewajiban akibat perolehan dibuat berdasarkan penerimaan barang dan jasa, dan di perusahaan lain, kewajiban ditangguhkan sampai faktur pemasok diterima.

Pengendalian yang penting dalam bagian hutang usaha dan tehnologi informasi adalah persyaratan bahwa pegawai yang mencatat perolehan tidak mempunyai akses ke kas, surat berharga yang dapat dipasarkan, dan aktiva lainnya.

Otorisasi Pembayaran. Pengendalian terpenting dalam fungsi pengeluaran kas meliputi penanda tanganan setiap cek oleh orang dengan ototrisasi yang memadai, pemisahan tanggungjawab antara penanda tangan cek dengan pelaksana fungsi hutang usaha, dan adanya pemeriksaan yang cermat atas dokumen oleh penanda tangan cek pada saat di tanda tangani.

Setelah auditor mengidentifikasi pengendalian intern kunci dan kelemahannya serta menilai risiko pengendalian, maka layaklah untuk menetapkan apakah pengujian, substantif akan dikurangi secukupnya guna memberikan justifiksi (alasan) atas biaya pelaksanaan pengujian pengendalian.

Perolehan yang Dibukukan adalah untuk Barang dan Jasa yang Diterima, Konsisten dengan Kepentingan Klien (Eksistensi atau Keberadaan). Kalau auditor merasa puas bahwa pengendalian terhadap tujuan ini memadai, pengujian atas transaksi yang tidak semestinya dan tidak dapat dikurangi. Pengendalian yang memadai mungkin akan mencegah klien untuk memasukkan sebagian beban atau aktiva atas transaksi-transaksi  yang sebenarnya memberikan manfaat bagi manajemen atau pegawai lain dan bukan bagi satuan usaha yang sedang diaudit.

Perolehan yang Ada Telah Dibukukan (Kelengkapan). Kelalaian untuk mencatat perolehan barang dan jasa yang diterima selalu mempunyai dampak langsung pada saldo hutang usaha. Karena itu, auditor biasanya sangat menaruh perhatian pada tujuan kelengkapan.

Perolehan Telah dibukukan secara Akurat (Keakuratan). Karena keakuratan banyak akun aktiva, kewajiban, dan beban tergantung pada kebenaran pencatatan transaksi dalam jurnal perolehan, luas pengujian terinci atas banyak akun neraca dan beban akan tergantung pada evaluasi yang tepat atas transaksi perolehan. Misalkan, jika auditor yakin bahwa setiap aktiva tetap telah dinilai dengan benar didalam buku harian, maka dapat diterima untuk memeriksa lebih sedikit dokumen perolehan dalam periode berjalan dari pada jika pengendaliannya tidak memadai.

Perolehan Telah Diklasifikasikan dengan Benar (Klasifikasi).Pengujian terinci atas akun tertentu dapat dikurangi jika auditor percaya bahwa pengendalian internnya memadai sehingga dapat memberikan keyakinan yang masuk akal atas klasifikasi yang benar dalam jurnal perolehan. Pengendalian yang efektif atas klasifikasi, dua bidang yang sangat dipengaruhi adalah perolehan periode berjalan atas akun aktiva tetap dan semua akun beban, seperti perbaikan dan pemeliharaan, prasarana, dan priklanan.

METODOLOGI DESAIN PENGUJIAN PERINCIAN SALDO HUTANG DAGANG.

Karena semua transaksi siklus perolehan dan pembayaran biasanya mengalir melalui hutang dagang/usaha, maka akun ini sangat menentukan keberhasilan audit manapun atas siklus perolehan dan pembayaran. Apabila pengujian pengendalian dilaksanakan secara efektif, maka auditor mungkin mampu mengurangi prosedur analitik dan pengujian terinci atas hutang usaha. Bagaimanapun juga, karena hutang usaha cenderung melakukan secara efektif prosedur analitik dan beberapa pengujian terinci atas saldo tersebut.

Hutang dagang adalah kewajiban yang belum dibayarkan atas barang dan jasa yang diterima dalam kegiatan usaha normal perusahaan. Terkadang sulit untuk membedakan antara hutang usaha dan kewajiban yang masih harus dibayar, tetapi ada manfaatnya untuk mendefinisikan kewajiban sebagai hutang usaha kalau keseluruhan kewajiban itu sudah diketahui dan terhutang pada tanggal neraca. Jadi, akun hutang usaha mencakup kewajiban karena perolehan bahan baku, peralatan, prasaran, perbaikan, dan banyak lagi jenis barang dan jasa yang telah diterima sebelum akhir tahun. Kebanyakan hutang usaha juga dapat ditunjukkan melalui keberatan faktur pemasok. Hutang usaha juga harus dibedakan dari kewajiban yang dibebani bunga. Kalau kewajiban mencakup pembayaran bunga, hutang kontrak, hutang obligasi, atau hipotik.

Metodologi perancangan pengujian terinci atas saldo untuk utang usaha. Metodologi ini sama dengan yang digunakan untuk piutang usaha.

1.      Mengidentifikasi Risiko Bisnis Klien yang mempengaruhi Hutang Usaha (Tahap I)

     Fokus terkini banyak perusahaan menyempurnakan aktifitas manajemen saluran pemasoknya telah menimbulkan banyak perubahan dalam perancangan sistem digunakan untuk memulai dan membukukan aktifitas perolehan dan pembayaran. Usaha-usaha untuk merampingkan pembelian barang dan jasa, yang meliputi penekanan yang makin besar pada pembelian persediaan just-in-time, mengikatnya pertukaran informasi dengan pemasok, dan penggunaan teknologi dan e-commerce guna melakukan transaksi bisnis, telah mengubah semua aspek siklus perolehan pembayaran bagi banyak perusahaan. Pengaturan dan sistem itu akan menjadi kompleks.

Signifikan resiko bisnis mungkin timbul karena perubahan-perubahan tersebut tadi. Misalnya, pemasok mempunyai akses yang mungkin besar ke catatan hutang usaha, yang memudahkan untuk terus menerus memonitor status saldo hutang usaha dan melaksanakan rekonsiliasi terinci atas transaksi. Tambahan lagi, meningkatkannya fokus pada penyempurnaan logistik pergerakan persediaan secara fisik di dalam seluruh saluran distribusi perubahan mungkin mengingatkan kesulitan dalam menerapkan pisah-pisah batas (cut off) saldo hutang usaha yang efektif pada akhir periode. Auditor harus memahami sifat perubahan atas sistem guna mengidentifikasi apakah resiko bisnis klien dan pengendalian manajemen terkait mempengaruhi kemungkinan salah saji material atas hutang usaha.

Seperti piutang usaha, lazimnya ada banyak transaksi yang mempengaruhi hutang usaha, saldo, saldonya seringkali terdiri dari banyak akun, saldonya besar, sehingga relatif mahal untuk mengaudit akun itu. Atas alasan-alasan tersebut, maka auditor biasanya menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi bagi hutang usaha relatif tinggi. Untuk alasan yang sama, auditor juga seringkali menilai resiko bawaannya menengah atau tinggi. Auditor biasanya sangat memperhatikan tujuan audit kelengkapan dan tujuan pisah batas terkait-saldo bagi hutang usaha karena potensi kurang saji saldo akun.

2.      Menilai Risiko Pengendalian serta Merancang dan Melaksanakan Pengujian pengendalian dan Pengujian substantif atas transaksi (Tahap I dan II)

Sebagaimana yang disajikan, setelah auditor menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi dan resiko bawaan untuk hutang usaha, maka auditor menggunakan pemahamannya mengenai pengendalian intern itu untuk menilai resiko pengendalian. Ijin substantif terakhir bagi auditor itu tergantung pada efektifitas relatif pengendalian internal yang terkait dengan hutang dagang. Oleh karena itu, penting untuk memehami bagaimana pengendalian yang terkait dengan hutang usaha tersebut.

Dampak pengendalian intern klien pada pengujian hutang usaha dapat diilustrasikan dengan dua contoh. Pertama, anggaplah bahwa klien mempunyai struktur pengendalian intern yang sangat efektif atas pembukuan dan pembayaran perolehan. Penerimaan barang segera didokumentasikan dengan laporan penerimaan barang yang bernomor cetak (prenumberd), setiap voucher penumbered disiapkan dengan segala dan efisien kemudian dibukukan ke dalam berkas transaksi perolehan dan berkas induk hutang usaha. Setiap pembayaran juga dilakukan dengan berkas transaksi sesudah jatuh tempo, dan pengeluaran segera dibukukan ke dalam berkas transaksi perolehan dan berkas induk hutang usaha. Setiap bulan masing-masing saldo pengeluaran kas dan berkas induk hutang usaha direkonsiliasi terhadap rekening pemasok, dan totalnya dibandingkan dengan buku besar oleh orang indevenden. Dalam situasi ini, ferifikasi atas hutang usaha hanya membutuhkan sedikit upaya audit setelah auditor menyimpulkan bahwa struktur pengendalian intern berjalan dengan efektif.

3.      Menilai Risiko Pengendalian serta Merancang dan Melaksanakan Pengujian pengendalian dan Pengujian Substantif Atas Transaksi (Tahap I dan II)

Dampak pengendalian intern klien pada pengujian hutang usaha dapat diilustrasikan dengan dua contoh. Pertama, anggaplah bahwa klien mempunyai struktur pengendalian intern yang sangat efektif atas pembukuan dan pembayaran perolehan.

4.      Merancang dan Melaksanakan Prosedur Analitik (Tahap III)

Salah satu dari prosedur analitik untuk mengungkap salah saji hutang dagang yaitu dengan membandingkan total beban tahun berjalan dengan tahun lalu.

5.      Merancang dan Melaksanakan Pengujian Terinci atas Saldo Hutang Usaha (Tahap III) Auditor harus mengetahui perbedaan penekanan antara audit atas kewajiban dan audit atas aktiva.

a)      Pengujian Kewajiban Sudah Lewat Waktu.

Karena akun kewajiban menekan pada kurang saji, maka pengujian kewajiban yang sudah leawat waktu penting untuk hutang usaha.

b)      Periksa Dokumentasi yang Mendasari Pengeluaran Kas Periode Akuntansi.

Tujuan prosedur audit ini adalah menemukan pembayaran dalam periode akuntansi berikutnya yang merupakan kewajiban pada tanggal neraca.

c)      Periksa Dokumentasi yang Mendasari Tagihan yang belum Dibayarkan Beberapa Minggu Setelah Akhir Tahun.

Prosedur ini dilakukan dengan cara yang sama seperti prosedur diatas dan untuk maksud yang juga sama.

d)     Telusuri Laporan Penerimaan yang Dibuat Sebelum Akhir Tahun ke Faktur Pemasok.

Semua barang dagangan yang diterima sebelum akhir periode akuntansi, yang ditunjukkan oleh pembuatan laporan penerimaan barang harus dimasukkan sebagai hutang usaha.

e)      Telusuri Laporan Pemasok yang Memperlihatkan Saldo Terhutang ke Neraca Saldo.

Apabila klien menyimpan arsip akun tagihan pemasook, maka laporan yang menunjukkan adanya saldo terhutang pada tanggal neraca dapat ditelusuri ke jurnal atau daftar tersebut untuk memastikan bahwa saldo-saldo tersebut sudah termasuk dibukukan sebagai hutang usaha.

f)       Kirimkan Konfirmasi ke Pemasok yang Melakukan Bisnis Dengan Klien.

Walaupun penggunaan konfirmasi untuk hutang usaha kurang umum dibandingkan untuk piutang usaha, akan tetapi hal ini sering dilakukan untuk menguji adanya pemasok yang dihilangkan dari daftar hutang usaha.

g)      Pengujian Pisah Batas.

Pengujian ini untuk hutang usaha dimaksudkan untuk menentukan apakah transaksi yang dibukukan beberapa hari sebelum dan setelah tanggal neraca telah dimasukkan ke dalam periode yang sesuai.

h)      Hubungan Pisah Batas dengan Observasi Pisik Persediaan.

Dalam menentukan apakah pisah batas hutang usaha sudah benar, adalah penting bahwa pengujian pisah batas ini dikoordinasi dengan observasi pisik persediaan.

i)        Persediaan Masih Dalam Perjalanan.

Dalam hutang usaha harus dibedakan antara perolehan persediaan berdasarkan franko gudang pembeli (FOB destination) dan franko gudang penjual (FOB origin).

j)        Pembedaan Antara Faktur Pemasok dan Laporan Tagihan Pemasok.

Dalam memberikan verifikasi penilaian atas saldo akun, auditor harus membedakan antara faktur pemasok dengan akun tagihan pemasok.

k)      Perbedaan Antara Laporan Tagihan Pemasok dan Konfirmasi.

Perbedaan utama antara laporan tagihan pemasok dan konfirmasi hutang usaha terletak pada sumber informasinya.